Политика в отношении обработки персональных данных

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее — Политика) разработана Акционерным обществом «Единая процессинг-сервисная система жилищно-коммунального хозяйства Воронежской области» (далее — Общество, Оператор) в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон № 152-ФЗ), в том числе с учётом изменений, внесённых федеральными законами № 266-ФЗ (2022), № 420-ФЗ и № 421-ФЗ (2024), № 23-ФЗ (2025).

1.2. Политика определяет принципы, цели и порядок обработки персональных данных, а также права субъектов персональных данных и способы их реализации.

1.3. Политика является общедоступным документом. Действующая редакция Политики размещается на официальном сайте Общества: https://epss-vrn.ru.

1.4. Обработка персональных данных в Обществе осуществляется на законной и справедливой основе, ограничена конкретными, заранее определёнными и законными целями; содержание и объём персональных данных соответствуют заявленным целям обработки.

1.5. Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для обеспечения безопасности персональных данных и их защиты от неправомерного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий.

2. Основные понятия

Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий с персональными данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.

Оператор — Акционерное общество «Единая процессинг-сервисная система жилищно-коммунального хозяйства Воронежской области», самостоятельно или совместно с другими лицами организующее и (или) осуществляющее обработку персональных данных, а также определяющее цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

Субъект персональных данных — физическое лицо, чьи персональные данные обрабатываются Оператором (работник, абонент, контрагент и иное лицо).

Информационная система персональных данных (ИСПДн) — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.

Поручение на обработку персональных данных — договор или соглашение, по которому Оператор поручает третьему лицу обработку персональных данных от имени Оператора.

Трансграничная передача персональных данных — передача персональных данных на территорию иностранного государства. Оператор трансграничную передачу не осуществляет.

3. Принципы обработки персональных данных

Обработка персональных данных в Обществе осуществляется на основе следующих принципов:

• законность и справедливость — обработка осуществляется исключительно на законных основаниях;
• ограничение цели — персональные данные собираются для конкретных, заранее определённых и законных целей; не допускается обработка в целях, несовместимых с заявленными;
• минимизация данных — обрабатываются только те данные, которые необходимы для достижения целей обработки;
• точность — Оператор принимает меры для поддержания персональных данных в актуальном и достоверном состоянии;
• ограничение хранения — персональные данные хранятся не дольше, чем этого требуют цели их обработки, если иной срок не установлен законодательством Российской Федерации;
• целостность и конфиденциальность — обеспечивается надлежащий уровень защиты персональных данных от несанкционированного доступа, случайной утраты или уничтожения.

4. Категории субъектов и состав обрабатываемых персональных данных

4.1. Работники и бывшие работники Общества

Состав данных: фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; паспортные данные; ИНН, СНИЛС; адрес регистрации и фактического проживания; контактный телефон; сведения об образовании, квалификации; сведения о трудовой деятельности; реквизиты банковского счёта для выплаты заработной платы; сведения о воинском учёте; сведения о составе семьи (при необходимости); иные данные в рамках трудового законодательства.

4.2. Кандидаты на трудоустройство

Состав данных: фамилия, имя, отчество; контактные данные; сведения об образовании и опыте работы, предоставленные кандидатом в резюме и при собеседовании.

4.3. Абоненты (потребители жилищно-коммунальных услуг)

Состав данных: фамилия, имя, отчество; адрес объекта недвижимости; лицевой счёт; сведения о составе домохозяйства (количество проживающих без раздельного учёта персональных данных несовершеннолетних); показания и начисления по коммунальным услугам; контактные данные (при наличии); платёжная история.

4.4. Контрагенты — физические лица и индивидуальные предприниматели

Состав данных: фамилия, имя, отчество; ИНН; реквизиты договора; банковские реквизиты; контактные данные.

5. Цели обработки персональных данных

Оператор обрабатывает персональные данные в следующих целях:

• исполнение обязательств работодателя перед работниками в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;
• ведение кадрового, бухгалтерского и налогового учёта;
• предоставление жилищно-коммунальных услуг абонентам; расчёт, начисление и сбор платежей;
• выполнение гражданско-правовых договоров, заключённых с физическими лицами и индивидуальными предпринимателями;
• исполнение требований законодательства Российской Федерации (в том числе Жилищного кодекса РФ, Налогового кодекса РФ, законодательства об архивном деле);
• обеспечение безопасности и доступа в помещения Общества (видеонаблюдение);
• направление уведомлений и информационных сообщений, связанных с оказанием услуг.

6. Правовые основания обработки

6.1. Обработка персональных данных осуществляется на следующих правовых основаниях:

• согласие субъекта персональных данных (ст. 9 Закона № 152-ФЗ) — для случаев, не охватываемых иными основаниями;
• исполнение договора, стороной которого является субъект персональных данных (п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ);
• исполнение обязанностей работодателя в соответствии с трудовым законодательством (п. 2 ч. 1 ст. 6, ст. 10 Закона № 152-ФЗ; Трудовой кодекс Российской Федерации);
• исполнение требований законодательства Российской Федерации (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ);
• защита жизненно важных интересов субъекта или третьих лиц при невозможности получить согласие (п. 6 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ).

6.2. Специальные категории персональных данных (состояние здоровья) обрабатываются в объёме, обусловленном требованиями трудового законодательства, исключительно на основании п. 2.3 ч. 2 ст. 10 Закона № 152-ФЗ.

7. Обработка персональных данных в информационных системах

Обработка персональных данных осуществляется в информационных системах Общества, используемых для следующих целей:

• расчёт, начисление и сбор платежей за жилищно-коммунальные услуги, ведение лицевых счетов абонентов;
• кадровый учёт и расчёт заработной платы;
• бухгалтерский, налоговый учёт и сдача отчётности;
• электронный документооборот;
• обслуживание абонентов и управляющих организаций через официальные сайты Общества.

Все информационные системы, в которых обрабатываются персональные данные, расположены на территории Российской Федерации в соответствии с требованиями ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ.

Трансграничная передача персональных данных Оператором не осуществляется.

8. Передача персональных данных третьим лицам (поручение)

8.1. Оператор вправе поручить обработку персональных данных третьим лицам на основании договора (поручения на обработку персональных данных), заключённого в соответствии с ч. 3 ст. 6 Закона № 152-ФЗ.

8.2. Лица, которым поручена обработка персональных данных, обязаны соблюдать принципы и правила обработки, установленные Законом № 152-ФЗ и настоящей Политикой; не вправе раскрывать третьим лицам и распространять персональные данные без согласия Оператора.

8.3. Перечень организаций, которым Оператор поручил обработку персональных данных, закреплён во внутренних документах АО «ЕПСС ЖКХ ВО».

8.4. Персональные данные не передаются третьим лицам в коммерческих целях и не используются для таргетированной рекламы.

9. Сроки хранения персональных данных

9.1. Персональные данные хранятся не дольше, чем этого требуют цели их обработки, если иной срок не установлен законодательством Российской Федерации.

9.2. После достижения целей обработки или утраты необходимости в обработке персональные данные подлежат уничтожению или обезличиванию.

9.3. Сроки хранения отдельных категорий персональных данных:

• данные работников: в течение срока трудового договора и не менее 50 лет после его прекращения (для документов, созданных с 2003 г.) согласно ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ;
• данные абонентов (лицевые счета, начисления, платёжная история): в течение срока договора и не менее 5 лет после его прекращения;
• данные обращений граждан: 5 лет с даты последнего ответа (Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ);
• бухгалтерская и налоговая документация: не менее 5 лет (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; ст. 23 НК РФ);
• данные кандидатов на трудоустройство, не принятых на работу: не более 3 лет с момента отказа в приёме на работу;
• данные в ГИС ЖКХ: в соответствии со сроками, установленными оператором системы, до прекращения договора с Обществом.

10. Меры по обеспечению безопасности персональных данных

10.1. Оператор принимает следующие организационные меры защиты персональных данных:

• назначение лица, ответственного за организацию обработки и защиты персональных данных;
• утверждение локальных нормативных актов в сфере обработки и защиты персональных данных;
• ознакомление работников, обрабатывающих персональные данные, с требованиями законодательства и локальными актами Общества; проведение инструктажей;
• ограничение доступа к персональным данным на основании принципа минимально необходимых привилегий;
• проведение внутренних проверок (аудитов) соблюдения требований в сфере персональных данных.

10.2. Оператор принимает технические меры защиты персональных данных, включая применение средств антивирусной защиты, криптографической защиты информации (СКЗИ), защищённых каналов передачи данных, разграничение прав доступа в информационных системах.

11. Права субъектов персональных данных

11.1. Субъект персональных данных имеет право:

• получить подтверждение факта обработки его персональных данных Оператором и информацию об условиях обработки (ст. 14 Закона № 152-ФЗ);
• потребовать уточнения, блокирования или уничтожения своих персональных данных в случае, если они являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки (ст. 21 Закона № 152-ФЗ);
• отозвать согласие на обработку персональных данных — в случаях, когда обработка осуществляется на основании согласия; при этом Оператор вправе продолжить обработку при наличии иных законных оснований (ст. 9 Закона № 152-ФЗ);
• обжаловать действия или бездействие Оператора в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (Роскомнадзор) или в судебном порядке (ст. 17 Закона № 152-ФЗ).

11.2. Для реализации указанных прав субъект персональных данных направляет письменное обращение на имя ответственного за организацию обработки персональных данных по реквизитам, указанным в разделе 13 настоящей Политики. Оператор рассматривает обращение и даёт ответ в срок, не превышающий 30 календарных дней с даты его получения.

12. Уведомление об утечке персональных данных

12.1. В случае выявления инцидента, повлёкшего неправомерную передачу (предоставление, распространение, доступ) персональных данных, Оператор в течение 24 часов уведомляет Роскомнадзор через портал notifications.rkn.gov.ru.

12.2. По результатам внутреннего расследования Оператор направляет итоговое уведомление в Роскомнадзор в течение 72 часов с момента выявления инцидента.

13. Ответственный за организацию обработки персональных данных

Ответственным за организацию обработки и защиты персональных данных в АО «ЕПСС ЖКХ ВО» назначен Гаврилов Павел Константинович.

По вопросам обработки персональных данных вы вправе обращаться:

• Лично или письменно: 394036, г. Воронеж, ул. Театральная, д. 30, помещ. I, ком. 33
• По телефону: +7 (473) 269-44-02
• Через официальный сайт: https://epss-vrn.ru

14. Заключительные положения

14.1. Настоящая Политика вводится в действие с момента её утверждения.

14.2. Оператор оставляет за собой право вносить изменения в настоящую Политику в связи с изменением законодательства Российской Федерации или внутренних процессов обработки персональных данных. Актуальная редакция размещается на сайте Общества https://epss-vrn.ru.

14.3. Во всём, что не урегулировано настоящей Политикой, Оператор руководствуется внутренними документами АО «ЕПСС ЖКХ ВО» и действующим законодательством Российской Федерации.